Marbrerie Couture App Bureau
Guide d'Utilisation – Application Bureau Marbrerie Couture
Bienvenue dans Votre Nouvel Outil de Gestion
Ce guide a été conçu pour vous accompagner dans la prise en main de votre nouvelle application de suivi de projets. Pensez à cet outil comme à un tableau de bord centralisé et intelligent, qui vous donne une vision claire et en temps réel de toute l'activité de la marbrerie.
De la demande de devis jusqu'à l'archivage des chantiers terminés, l'application centralise l'information, automatise le classement de tous vos documents, et facilite la communication avec les équipes sur le terrain. Son but est simple : vous faire gagner du temps et optimiser votre gestion quotidienne.
Gain de Temps
Automatisation des tâches répétitives
Centralisation
Tous vos documents au même endroit
Communication
Coordination simplifiée avec les équipes
Le Principe Clé : Notim et Votre Application
Notim : Votre Outil Financier
Notim reste votre outil N°1 pour tout ce qui est financier : créer les devis, les accepter et émettre les factures. C'est votre référence pour la gestion comptable et commerciale.
L'Application : Le Reflet Terrain
Notre application est le reflet vivant de Notim et de tout ce qui se passe sur le terrain. Toutes les étapes qu'on retrouve dans AppSheet ont été synchronisées sur Notim.
⚠️ Important : Toute utilisation allant à l'encontre des préconisations ci-dessous pourra entraîner des erreurs ou des blocages de dossiers, voire des dysfonctionnements.
Une passerelle automatique a été mise en place. Toutes les 20 minutes, l'application récupère les nouvelles informations de Notim. Cela veut dire que vous n'avez aucune double saisie à faire. Quand vous acceptez un devis ou facturez un client dans Notim, l'application le saura et mettra à jour le statut du projet pour vous, sans aucune action de votre part.
La Fin du Tout Papier : Gestion Automatisée des Documents
C'est l'un des gains de temps majeurs de cet outil. Oubliez les scans, impression et le classement manuel des documents. Pour chaque nouveau chantier, l'application crée automatiquement un système de dossiers numériques dans le Google Drive Partagé de l'entreprise.
La structure est toujours la même, simple et intuitive : Nom du Client > Nom du Projet > Pièces
01
Centralisation Totale
Toutes les photos prises dans l'atelier par les techniciens, sur le terrain par les poseurs, les plans que vous joignez en phase de devis, les autorisations signées ou tout autre PDF sont instantanément classés au bon endroit.
02
Accès Simplifié
Vous, comme les équipes, avez accès à la dernière version de tous les documents du projet, à tout moment, depuis n'importe quel appareil connecté.
03
Archivage Automatique
Plus besoin de regrouper les pièces en fin de chantier, tout est déjà archivé numériquement de manière sécurisée et accessible via le moteur de recherche Google Drive.
Vue d'Ensemble de l'Application
Votre interface "Bureau" est composée de plusieurs onglets, chacun ayant un rôle précis.
Atelier - Pose - Commercial - Alertes - Archives - Paramètres.
1
Commercial
Gestion des devis et facturation
2
Atelier
Suivi de la production
3
Pose
Coordination terrain
4
Alertes
Problèmes à résoudre
5
Archives
Historique complet
6
Paramètres
Personnalisation
Le Cœur de Votre Travail : L'Onglet Commercial
C'est ici que commence et se termine la vie d'un projet dans l'application. Cet onglet, visible uniquement dans l'application Bureau, se divise en plusieurs sections principales.
Gérer les Nouveaux Devis "À estimer"
Dès qu'un nouveau devis est créé dans Notim, il apparaît automatiquement ici. Consultez les informations, enrichissez le projet avec des notes et documents. Chaque fichier ajouté est automatiquement sauvegardé dans le dossier du projet sur le Drive Partagé.
Suivre les Chantiers "À Facturer"
Lorsqu'un chantier apparaît dans cette section, c'est un signal clair : le travail sur le terrain est terminé. Rendez-vous dans Notim pour générer la facture correspondante. Dès que la facture est émise, le projet quittera automatiquement cette vue pour être classé dans les archives.
Devis Annulés
Lorsqu'un projet est annulé dans Notim, il atterrit dans cette section. C'est un espace de consultation où vous pouvez retrouver les projets annulés qui peuvent être réactivés depuis Notim.
Suivi et Consultation
Archives : La Mémoire de vos projets
Cet onglet contient tous les projets qui ont été facturés dans Notim, ainsi que les devis supprimés, ce qui permet de garder une trace. C'est un espace de consultation où vous pouvez retrouver un ancien chantier pour consulter son historique complet, y compris tous les documents et photos associés directement dans le Drive.
Garder un Œil sur le Terrain : Atelier, Pose & Alertes
Ces onglets vous offrent une fenêtre en temps réel sur l'activité. Suivez l'avancement des chantiers étape par étape dans Atelier & Pose, et identifiez en un clin d'œil les chantiers qui rencontrent un problème dans Alertes (Bloqué ou SAV).
Atelier
Suivez la production en temps réel et l'avancement des travaux en atelier
Pose
Coordination des équipes terrain et suivi des installations
Alertes
Identification rapide des chantiers nécessitant une attention particulière
Vous pouvez interagir directement avec l'atelier ou la pose afin de faire avancer ou reculer une étape, mais le but à atteindre est l'autonomisation des équipes qui feront avancer leurs chantiers directement dans l'application Terrain.
Personnalisation et Support
Paramètres : Personnaliser l'Affichage
L'onglet Paramètres sur votre version Bureau vous permet d'utiliser des "Tags" pour filtrer l'affichage et ne voir que les projets qui vous intéressent à un instant T.
⚠️ Attention : Un filtre peut être en place sans que vous vous en aperceviez. Toujours vérifier qu'aucun filtre n'est actif lorsque vous ne retrouvez pas un client/dossier.
Support et Assistance
Cette application est conçue pour être intuitive. Si vous avez la moindre question, n'hésitez pas à solliciter notre aide.
Pour les 3 premiers mois du déploiement, nous restons disponibles pour toute demande de support technique avancé ou pour vous accompagner dans la prise en main de l'outil.
support@agi-so.fr
Interface Intuitive
Conçue pour une prise en main rapide et facile
Support Dédié
Accompagnement pendant 3 mois
Formation Continue
Aide disponible à tout moment