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Guide client — Mise en service et exploitation des téléphones Android et administration de base
Contexte : Google Workspace Business Standard • Gestion mobile Basic (réglages au niveau global de l'organisation)
Objectif : permettre à votre équipe d'utiliser simplement Google Drive, AppSheet, (Gmail si vous l'utilisez) et Gemini sur Android, avec des règles claires pour éviter les erreurs.
Préparation
Avant de commencer (2 minutes)
Accès administrateur
Vous aurez besoin d'un accès à la Console d'administration Google : https://admin.google.com
Équipement nécessaire
Prévoyez un ordinateur (pour vous) et les téléphones des 3 personnes.
Durée estimée
Temps total pour la première mise en service : 30 à 45 minutes.
Ce que vous allez faire
01
Vérifier les réglages généraux
Vérifier les réglages généraux des mobiles (un seul endroit, pour toute l'entreprise).
02
Mettre à disposition les applications
Mettre à disposition les applications de travail dans le Play Store professionnel.
03
Créer les espaces de fichiers
Créer ou vérifier vos espaces de fichiers d'équipe (Drives partagés) et leurs droits.
04
Installer et tester
Aider chaque salarié à installer les applications et à scanner un premier document.
05
Maîtriser les gestes simples
Connaître les gestes simples : ajouter un collègue, ajouter une application, retirer les données pro en cas de perte/vol.

Remarque : en Business Standard, on n'impose pas le profil de travail Android et on ne force pas l'installation des applications. Les applis sont disponibles dans l'onglet Work Apps du Play Store, et l'utilisateur clique pour installer.
Étape 1
Réglages généraux (une seule fois)
Dans la Console d'administration :
Accéder aux paramètres
Allez dans Appareils → Mobiles et points de terminaison → Paramètres → Universel → Général.
Vérifier le mode de gestion
Vérifiez que Gestion des appareils mobiles = Basic ( Android = Authentification de base).
Configurer les mots de passe
Ouvrez Règles relatives aux mots de passe : exigez un code PIN ou un mot de passe pour déverrouiller le téléphone (niveau Standard recommandé).
Activer la synchronisation
Ouvrez Accès aux données : assurez‑vous que Android Sync = Activé (pour autoriser la synchronisation des données professionnelles).
Pourquoi ? Ces réglages s'appliquent à tout le monde et garantissent un minimum de sécurité sans complexité.
Étape 2
Mettre à disposition les applications (Play Store pro)
Dans la Console d'administration :
  1. Allez dans Applications → Applications Web et mobiles → Ajouter → Rechercher sur Google Play.
  1. Ajoutez : Google Drive, AppSheet, (Gmail si vous l'utilisez), Gemini.
  1. Dans Accès utilisateurs, laissez Organisation (racine) (pour que tout le monde voie ces applis).
  1. Dans Méthode d'accès, choisissez Disponible.
  1. Prévenez vos collaborateurs : « Ouvrez Play Store > Work Apps (icône mallette) et installez Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini. »

Astuce : si une appli n'apparaît pas, demandez au salarié de mettre à jour le Play Store, puis de rouvrir Work Apps.
Étape 3
Préparer les espaces de fichiers d'équipe (Drives partagés)
Dans Google Drive (ou via la Console si vous gérez au global) :
1. Créer les Drives partagés
Créez deux Drives partagés :
  • INBOX_SCAN : pour y déposer les documents scannés.
  • OPERATIONS_TERRAIN : pour les documents de travail de l'équipe.
2. Ajouter les membres
Ajoutez les membres (vos salariés).
3. Attribuer les droits
  • Contributeur (recommandé pour la plupart) : peut créer et modifier des fichiers sans pouvoir les mettre à la corbeille.
  • Content manager (référent) : peut réorganiser et mettre à la corbeille.
  • Manager (1–2 personnes maximum) : a tous les droits, y compris la suppression définitive.
Bon paramètre par défaut : dans Drive et Docs > Paramètres de partage, gardez Accès général = Restreint et réglez Access Checker sur « Destinataires uniquement » (évite les partages trop ouverts par erreur).
Étape 4
Mise en service sur chaque téléphone (5 minutes par téléphone)
Côté salarié :
1. Installer les applications
Ouvrir Play Store → Work Apps (icône mallette).
Installer : Google Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini.
2. Scanner un document test
  • Ouvrir Google Drive → bouton + → Scanner.
  • Enregistrer dans le Drive partagé INBOX_SCAN.
  • Nommer le fichier ainsi : AAAA‑MM‑JJ_Client_Type.pdf (ex. : 2025‑10‑13_Durand_Bon_intervention.pdf).
3. Vérifier AppSheet
Ouvrir AppSheet : se connecter avec l'adresse professionnelle et vérifier que l'application de l'entreprise s'affiche.

Si Work Apps n'apparaît pas : vérifier que le compte professionnel est bien ajouté dans les Paramètres → Comptes du téléphone.
Étape 5
Gérer les personnes et les applications
Ajouter un nouveau salarié
  1. Créer le compte dans Google Workspace.
  1. Donner l'accès aux Drives partagés nécessaires (ajouter la personne comme Contributeur).
  1. Informer : « Ouvre Play Store > Work Apps et installe Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini. »
Ajouter une nouvelle application
  1. Applications → Applications Web et mobiles → Ajouter (Google Play).
  1. Accès utilisateurs : Organisation (racine) → Méthode d'accès : Disponible.
  1. Informer l'équipe : « Disponible dans Work Apps. »
En cas de perte/vol
  1. Console d'administration : Appareils → Mobiles et points de terminaison → Appareils.
  1. Rechercher le téléphone → Wipe account (retire les données professionnelles du téléphone).
  1. Changer le mot de passe du compte, si besoin.
Étape 6
Règles simples pour éviter les erreurs
Stockage centralisé
Toujours stocker les fichiers d'entreprise dans les Drives partagés (pas dans « Mon Drive » d'un salarié).
Droits standards
Laisser la plupart des personnes en Contributeur.
Référents identifiés
Garder 1–2 référents en Manager par Drive partagé.
Classement régulier
Faire un classement rapide chaque semaine : vider INBOX_SCAN vers les bons dossiers de OPERATIONS_TERRAIN.
Étape 7
Dépannage rapide (FAQ)
Je ne vois pas l'appli dans Work Apps
Fermer/réouvrir le Play Store, vérifier le compte pro, attendre quelques minutes.
Je n'arrive pas à partager un fichier
C'est souvent normal (accès « Restreint »). Demandez au référent (Manager) d'ajouter la personne.
J'ai "supprimé" un fichier
Regarder la Corbeille du Drive partagé (jusqu'à 30 jours). Sinon, demander au référent/administrateur.
Étape 8
Modèles de messages prêts à envoyer
A. Message d'onboarding salarié
Bonjour, Ouvre Play Store → Work Apps (icône mallette). Installe Google Drive, AppSheet, (Gmail si utile) et Gemini. Dans Drive : + → Scanner, enregistre un PDF dans INBOX_SCAN. Ouvre AppSheet et connecte‑toi avec ton adresse professionnelle.
B. Ajout d'une application (note interne)
Admin : Applications → Applications Web et mobiles → Ajouter (Google Play) → choisir l'app → Accès utilisateurs = Organisation (racine) → Méthode d'accès = Disponible → informer l'équipe d'installer via Work Apps.
Étape 9
Suivi simple (TPE, moins de 10 personnes)
Arrivée d'une personne
Créer le compte, l'ajouter aux Drives partagés utiles en Contributeur, lui envoyer le message d'onboarding.
Départ d'une personne
Transférer ses dossiers au référent, effectuer Wipe account sur le téléphone, puis suspendre/archiver le compte.
Changement de rôle
Vérifier que les droits restent cohérents (employés = Contributeur, 1–2 référents = Manager/Content manager).
Deux fois par an
Retirer du Play pro les applications devenues inutiles.
Check‑list prête à l'emploi
Console d'administration
  • Gestion mobile Basic confirmée (Android = Authentification de base).
  • Android Sync activé ; code/PIN exigé (niveau Standard).
  • Applications publiées en Disponible : Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini.
Drive
  • Accès général par défaut = Restreint.
  • Access Checker réglé sur Destinataires uniquement (ou Destinataires / votre organisation).
  • Drives partagés créés : INBOX_SCAN, OPERATIONS_TERRAIN.
  • Rôles : Contributeur pour les employés ; Manager/Content manager pour 1–2 référents.
Téléphones
  • Les apps sont installées depuis Play Store > Work Apps.
  • Un scan test a été déposé dans INBOX_SCAN et est lisible.
  • L'application AppSheet s'ouvre et fonctionne avec le compte pro.
Secours
  • Procédure Perte/vol → Wipe account connue et testée.
  • Personne de contact interne identifiée, en cas de souci support@agi-so.fr.