Objectif : permettre à votre équipe d'utiliser simplement Google Drive, AppSheet, (Gmail si vous l'utilisez) et Gemini sur Android, avec des règles claires pour éviter les erreurs.
Vous aurez besoin d'un accès à la Console d'administration Google : https://admin.google.com
Prévoyez un ordinateur (pour vous) et les téléphones des 3 personnes.
Temps total pour la première mise en service : 30 à 45 minutes.
Vérifier les réglages généraux des mobiles (un seul endroit, pour toute l'entreprise).
Mettre à disposition les applications de travail dans le Play Store professionnel.
Créer ou vérifier vos espaces de fichiers d'équipe (Drives partagés) et leurs droits.
Aider chaque salarié à installer les applications et à scanner un premier document.
Connaître les gestes simples : ajouter un collègue, ajouter une application, retirer les données pro en cas de perte/vol.
Dans la Console d'administration :
Allez dans Appareils → Mobiles et points de terminaison → Paramètres → Universel → Général.
Vérifiez que Gestion des appareils mobiles = Basic ( Android = Authentification de base).
Ouvrez Règles relatives aux mots de passe : exigez un code PIN ou un mot de passe pour déverrouiller le téléphone (niveau Standard recommandé).
Ouvrez Accès aux données : assurez‑vous que Android Sync = Activé (pour autoriser la synchronisation des données professionnelles).
Pourquoi ? Ces réglages s'appliquent à tout le monde et garantissent un minimum de sécurité sans complexité.
Dans la Console d'administration :
- Allez dans Applications → Applications Web et mobiles → Ajouter → Rechercher sur Google Play.
- Ajoutez : Google Drive, AppSheet, (Gmail si vous l'utilisez), Gemini.
- Dans Accès utilisateurs, laissez Organisation (racine) (pour que tout le monde voie ces applis).
- Dans Méthode d'accès, choisissez Disponible.
- Prévenez vos collaborateurs : « Ouvrez Play Store > Work Apps (icône mallette) et installez Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini. »
Dans Google Drive (ou via la Console si vous gérez au global) :
Créez deux Drives partagés :
- INBOX_SCAN : pour y déposer les documents scannés.
- OPERATIONS_TERRAIN : pour les documents de travail de l'équipe.
Ajoutez les membres (vos salariés).
- Contributeur (recommandé pour la plupart) : peut créer et modifier des fichiers sans pouvoir les mettre à la corbeille.
- Content manager (référent) : peut réorganiser et mettre à la corbeille.
- Manager (1–2 personnes maximum) : a tous les droits, y compris la suppression définitive.
Bon paramètre par défaut : dans Drive et Docs > Paramètres de partage, gardez Accès général = Restreint et réglez Access Checker sur « Destinataires uniquement » (évite les partages trop ouverts par erreur).
Côté salarié :
Ouvrir Play Store → Work Apps (icône mallette).
Installer : Google Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini.
- Ouvrir Google Drive → bouton + → Scanner.
- Enregistrer dans le Drive partagé INBOX_SCAN.
- Nommer le fichier ainsi : AAAA‑MM‑JJ_Client_Type.pdf (ex. : 2025‑10‑13_Durand_Bon_intervention.pdf).
Ouvrir AppSheet : se connecter avec l'adresse professionnelle et vérifier que l'application de l'entreprise s'affiche.
- Créer le compte dans Google Workspace.
- Donner l'accès aux Drives partagés nécessaires (ajouter la personne comme Contributeur).
- Informer : « Ouvre Play Store > Work Apps et installe Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini. »
- Applications → Applications Web et mobiles → Ajouter (Google Play).
- Accès utilisateurs : Organisation (racine) → Méthode d'accès : Disponible.
- Informer l'équipe : « Disponible dans Work Apps. »
- Console d'administration : Appareils → Mobiles et points de terminaison → Appareils.
- Rechercher le téléphone → Wipe account (retire les données professionnelles du téléphone).
- Changer le mot de passe du compte, si besoin.
Toujours stocker les fichiers d'entreprise dans les Drives partagés (pas dans « Mon Drive » d'un salarié).
Laisser la plupart des personnes en Contributeur.
Garder 1–2 référents en Manager par Drive partagé.
Faire un classement rapide chaque semaine : vider INBOX_SCAN vers les bons dossiers de OPERATIONS_TERRAIN.
Fermer/réouvrir le Play Store, vérifier le compte pro, attendre quelques minutes.
C'est souvent normal (accès « Restreint »). Demandez au référent (Manager) d'ajouter la personne.
Regarder la Corbeille du Drive partagé (jusqu'à 30 jours). Sinon, demander au référent/administrateur.
Bonjour, Ouvre Play Store → Work Apps (icône mallette). Installe Google Drive, AppSheet, (Gmail si utile) et Gemini. Dans Drive : + → Scanner, enregistre un PDF dans INBOX_SCAN. Ouvre AppSheet et connecte‑toi avec ton adresse professionnelle.
Admin : Applications → Applications Web et mobiles → Ajouter (Google Play) → choisir l'app → Accès utilisateurs = Organisation (racine) → Méthode d'accès = Disponible → informer l'équipe d'installer via Work Apps.
Créer le compte, l'ajouter aux Drives partagés utiles en Contributeur, lui envoyer le message d'onboarding.
Transférer ses dossiers au référent, effectuer Wipe account sur le téléphone, puis suspendre/archiver le compte.
Vérifier que les droits restent cohérents (employés = Contributeur, 1–2 référents = Manager/Content manager).
Retirer du Play pro les applications devenues inutiles.
- Gestion mobile Basic confirmée (Android = Authentification de base).
- Android Sync activé ; code/PIN exigé (niveau Standard).
- Applications publiées en Disponible : Drive, AppSheet, (Gmail), Gemini.
- Accès général par défaut = Restreint.
- Access Checker réglé sur Destinataires uniquement (ou Destinataires / votre organisation).
- Drives partagés créés : INBOX_SCAN, OPERATIONS_TERRAIN.
- Rôles : Contributeur pour les employés ; Manager/Content manager pour 1–2 référents.
- Les apps sont installées depuis Play Store > Work Apps.
- Un scan test a été déposé dans INBOX_SCAN et est lisible.
- L'application AppSheet s'ouvre et fonctionne avec le compte pro.
- Procédure Perte/vol → Wipe account connue et testée.
- Personne de contact interne identifiée, en cas de souci support@agi-so.fr.
Contexte : Google Workspace Business Standard • Gestion mobile Basic (réglages au niveau global de l'organisation)