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Marbrerie Couture — Restitution de l'accompagnement & clôture
Exécution du plan issu du diagnostic initial, déploiements réalisés, architecture opérationnelle, supervision, responsabilités et engagements.
Période d'intervention : du 11/06 au 04/11 (observation et stabilisation post-livraison sur 3 mois).
Interlocuteurs clés : Pierre Labat (Directeur, administrateur), Laetitia Darblade (Assistante de direction, référent documentaire et AppSheet)
Contexte et objectifs initiaux
Ce livrable restitue l'accompagnement réalisé suite au diagnostic IA & Automatisation. L'objectif initial était d'outiller la marbrerie pour réduire les frictions documentaires et opérationnelles, centraliser et sécuriser l'information, automatiser la capture et le classement des documents, structurer les échanges terrain/bureau, et fournir une base durable pour l'amélioration continue.
Le périmètre a été formalisé en lots cohérents : Google Workspace et gouvernance documentaire, Drive partagé et automatisations (Apps Script + OCR + labels), application AppSheet (Bureau & Terrain), documentation et site de support, ainsi que des modules de formation programmés.
Périmètre formalisé en lots cohérents
Google Workspace et gouvernance documentaire
Configuration des comptes, Drive partagé, règles d'accès et politique de sécurité
Drive partagé et automatisations
Apps Script + OCR + labels pour le classement automatique des documents
Application AppSheet
Bureau & Terrain pour la gestion opérationnelle et la collecte d'informations
Documentation et site de support
Guides, FAQ, playbook et page d'accueil centralisée
Modules de formation
Programmés via un autre dispositif
Jalons de mise en service
1
Déploiement Workspace
Configuration des comptes et mise en place de la gouvernance
2
Création et déploiement du script
Synchronisation avec la base clients dans NOTIM
3
Transfert et mise en service AppSheet
Applications Bureau et Terrain opérationnelles
4
Activation OCR/labels
Configuration Drive/scanner et automatisation du classement
5
Mise en ligne du site support
Documentation accessible et assistance centralisée
Synthèse des réalisations
L'ensemble des lots prévus a été livré , à l'exception des modules de formation qui sont programmés via un autre dispositif.
L'accompagnement est clôturé au 04/11, avec une période d'observation et de stabilisation de trois mois pour sécuriser l'exploitation.
  • Configuration Google Workspace (cinq comptes, deux administrateurs et trois utilisateurs)
  • Mise en place d'un Drive partagé réservé à l'interne
  • Chaîne d'automatisation de classement avec OCR et labels
  • Mise en production de deux applications AppSheet (Bureau et Terrain)
  • Remise à plat de conventions (nomenclature et commentaires)
  • Guides opérationnels et site de support dédié
Vue d'ensemble des livrables et statut
Architecture opérationnelle actuelle
L'architecture cible mise en service relie le système métier historique, une passerelle d'intégration et les composants Google afin d'assurer un flux continu entre la gestion des devis/clients, la collecte d'informations terrain, la production documentaire et l'archivage.
Description détaillée de l'architecture
NOTIM
Système métier historique
Passerelle NOTIM
Script JavaScript orchestrant l'extraction des données
AppSheet Bureau & Terrain
Applications alimentées par la passerelle
Drive partagé
Référentiel documentaire centralisé
OCR + Labels
Normalisation et étiquetage automatique

Synchronisation NOTIM → AppSheet : cadencée toutes les 20 minutes pour assurer la fraîcheur des données.
Voies d'entrée des documents
PC personnel de Pierre Labat
Synchronisé via Google Drive Desktop, permettant l'intégration directe des documents depuis le poste de travail principal.
Scanner configuré
Envoi direct vers My Drive de Pierre, automatisant la numérisation et l'intégration des documents papier.
L'archivage est automatisé dans le Drive partagé. L'étape d'OCR + labellisation (Apps Script + IA) normalise, extrait et étiquette les documents afin de permettre un repérage rapide, des recherches efficaces et des audits plus simples.
Google Workspace & Gouvernance documentaire
Structure des comptes
Cinq comptes actifs, structurés avec deux administrateurs et trois utilisateurs.
Drive partagé interne
Référentiel documentaire avec politique d'accès alignée sur les besoins opérationnels et le principe "besoin d'en connaître".
Accès administrateur AGI-SO
Après transfert, AGI-SO conservera un accès administrateur technique exclusif à des fins d'intervention distante et uniquement sur sollicitation de la direction.
Bonnes pratiques
Nomenclatures explicites, labels homogènes, limitation stricte du partage externe. La double authentification (2SV) est fortement conseillée pour tous les comptes.
Flux OCR / IA & Règles de classement
01
Réception
Des fichiers depuis PC Pierre et scanner vers My Drive
02
OCR et normalisation
Orientation, qualité, extractions pertinentes
03
Labellisation
Application de labels cohérents selon la taxonomie
04
Renommage
Respect de la convention de nommage établie
05
Classement final
Dans l'arborescence d'Archives selon la structure définie
Arborescence de destination
L'arbre de destination suit la logique Archives / Année / Client / Commune / IdProjet / Documents.
Il existe une distinction importante : pour chaque document joint dans les commentaires AppSheet, un dossier AppSheet/Marbrerie Couture est alimenté automatiquement.
Cette arborescence n'est pas liée à l'archivage global : AppSheet crée dans le Drive partagé de la marbrerie une structure Client / IdProjet / Docs ou Image, dédiée aux pièces rattachées aux commentaires.
Archives/
 2025/
 Client_A/
 Ville_X/
 12345_IdProjet/
 Documents/

AppSheet/
 Marbrerie Couture/
 Client/
 IdProjet/
 Docs/
 Image/
Taxonomie de labels en production
Cette taxonomie permet un repérage rapide, des recherches efficaces et des audits simplifiés de l'ensemble du référentiel documentaire.
Application AppSheet — Bureau & Terrain
Deux applications AppSheet sont en service.
Marbrerie Couture Bureau est réservée aux administrateurs et concentre les vues sensibles de pilotage (Commercial, Archives, Atelier, Pose, Alertes, Paramètres).
Marbrerie Couture Terrain est accessible à l'ensemble de l'équipe. Les vues clés sont Carte / Atelier / Pose / Paramètres, avec un filtrage par Global / Atelier / Pose pour rester au plus près des besoins opérationnels.
Paramètres et filtres métiers
Global
Vue d'ensemble de tous les projets
Funéraire
Projets spécifiques au secteur funéraire
Cuisine
Plans de travail et aménagements cuisine
Décoration
Éléments décoratifs et ornementaux
TVA 20% / 10%
Filtrage par catégories fiscales
Chauffage
Cheminées et habillages
Atelier / Pose
Vues opérationnelles par équipe
Gestion des accès et propriété
Accès actuels
La gestion des accès est couplée entre AppSheet et Google Workspace. Les permissions sont définies selon les rôles et les besoins opérationnels de chaque utilisateur.
Transfert de propriété
À terme, après transfert et formation, ces accès seront administrés directement par le client. Pierre deviendra le propriétaire applicatif, tandis que les autres utilisateurs conserveront un rôle d'utilisateur.
Convention de commentaires terrain

Rappel — Convention de nommage NOTIM : La règle "Un champ = une fonction" s'applique. Les formats Nom_Chantier et Projet_Description restent la référence ; ils structurent l'indexation, l'export et la réconciliation avec AppSheet.
Documentation & site de support
Toute la documentation est accessible en ligne via la page d'accueil support :
On y retrouve les guides d'utilisation, la FAQ, le playbook, la convention de nommage et la convention de commentaires.
Aucun journal technique n'est exposé publiquement depuis cette page.
Demandes d'assistance
1
Envoi par email
Les demandes d'assistance se font par email : support@agi-so.fr
2
Joindre une capture d'écran
Illustrant le problème rencontré pour faciliter le diagnostic
3
Fournir les informations minimales
Identifiant de chantier, type de document, horodatage si possible
4
Engagement de réponse
Première réponse sous 24h ouvrées à réception d'un ticket complet
Mesure d'impact et KPI cibles
98%
Labellisation automatique
Des documents intégrés dans le système
20%
Réduction délai devis
Objectif initial de traitement
50%
Réduction à terme
À horizon stabilisation complète
90%
Adoption AppSheet
Au sein des populations ciblées
100%
Numérisation
Des documents papier pertinents vers Drive
Ces valeurs servent d'objectifs de pilotage ; elles seront confirmées et consolidées durant la période d'observation.
Routines d'exploitation recommandées
La supervision est opérée par AGI-SO ; en cas d'incident, une journalisation mensuelle synthétisant opérations réussies et erreurs détectées est transmise au client.
Risques, limites et recommandations
Dépendances externes
NOTIM, AppSheet, services Google : disponibilité et évolutions hors contrôle direct
Quotas et limites d'usage
Scripts/API soumis aux limites Google, mais non contraignants pour la volumétrie actuelle
Qualité des documents
Qualité variable des documents numérisés impactant l'OCR
Discipline d'usage
Respect des conventions, saisies exactes, gestion rigoureuse des accès

Les recommandations portent sur la 2SV conseillée, le maintien d'une taxonomie stable des labels, la propreté des scans, et la mise à jour continue des guides.
Backlog court terme (améliorations post-clôture)
Affinement des filtres rapides
Optimisation de certains filtres côté AppSheet pour améliorer l'expérience utilisateur
Rationalisation des libellés
Réduction des ambiguïtés dans la taxonomie de labels pour une meilleure cohérence
Tableau de bord volumétrie
Ajout éventuel d'un tableau de bord de volumétrie documentaire pour le pilotage
Automatisation et fusion dossier Archives
Centraliser la documentation des dossiers archivés, rapatrier les dossiers clients facturés du dossier AppSheet dans Archives
Bloc réglementaire & responsabilité
Propriété et droits d'usage
Le domaine Google Workspace, les applications AppSheet et l'intégralité des données appartiennent à Marbrerie Couture.
Les scripts, configurations et paramétrages développés par AGI-SO sont concédés au client pour un usage interne, non exclusif, hors composants tiers.
Sur demande écrite, le client peut solliciter la mise à disposition du script et en assumer l'hébergement et la maintenance.
Frontières de responsabilité et dépendances tierces
NOTIM
Logiciel tiers ; son fonctionnement, ses évolutions ou sa disponibilité ne relèvent pas de la responsabilité d'AGI-SO.
AppSheet
Service Google ; les licences, performances et évolutions sont régies par Google.
Passerelle NOTIM
Brique intermédiaire hébergée et maintenue par AGI-SO, sauf changement convenu.
Si NOTIM évolue, devient indisponible, cesse d'exister ou n'est plus adapté, un travail de ré-intégration ou de remplacement sera nécessaire. AGI-SO s'engage à faire son meilleur effort, selon disponibilités et compétences, pour proposer une solution curative ou palliative. Le client peut mandater AGI-SO ou tout prestataire tiers ; AGI-SO coopérera de bonne foi.
Maintenance, supervision et période incluse
Supervision en place
Une supervision est en place pour prévenir et détecter les erreurs sur la passerelle NOTIM ↔ AppSheet et les scripts associés.
AGI-SO s'engage à communiquer proactivement avec le client pour minimiser les arrêts de production.
Maintenance minimale
Il est raisonnable d'anticiper 4 à 6 heures par trimestre de maintenance minimale côté client (supervision AppSheet, administration Workspace, sécurité, conformité RGPD, gestion des comptes/facturation, nettoyage de bases).

Sont incluses dans la présente prestation 4 heures d'intervention sur la période du 04/11/2025 au 04/02/2026, les jours ouvrés de 9h à 18h (Europe/Paris), à consommer selon les besoins. Passé ce délai, tout support sera devisé.
Engagements de moyens, délais de réponse et support
1
Engagements de moyens
Les prestations d'AGI-SO sont des engagements de moyens. Aucune garantie d'uptime ou de résolution dans un délai donné n'est contractée sans accord spécifique.
2
Cible de service
Une première réponse sous 24h ouvrées à réception d'un ticket comportant les informations nécessaires (contexte, captures, identifiants utiles).
3
Horaires de support
Jours ouvrés de 9h à 18h (Europe/Paris) pour les interventions et le support technique.
RGPD et sécurité
Rôles et responsabilités
Le Client est Responsable de traitement. AGI-SO intervient comme Sous-traitant pour les scripts et la supervision.
Les traitements s'appuient sur Google Workspace, AppSheet et Drive.
Le registre de traitement, le DPA Google et les paramètres de rétention relèvent du Client.
Sécurité et journalisation
L'activation de la double authentification (2SV) est conseillée pour tous les comptes.
La journalisation technique est conservée par AGI-SO. Par défaut, ces logs ne sont pas exposés au Client ; une synthèse mensuelle est fournie indiquant opérations réussies et erreurs détectées.
Une exposition directe des logs au Client peut être mise en place sur demande et devis.
Sur demande, un accord de sous-traitance spécifique AGI-SO peut être formalisé.
Limitation de responsabilité et réversibilité
Limitation de responsabilité
La responsabilité d'AGI-SO, tous faits générateurs confondus, est limitée au montant HT des honoraires perçus au titre de la phase d'accompagnement considérée. Sont exclus tous dommages indirects (perte de chance, perte d'exploitation, préjudice commercial, etc.).
Exclusions
AGI-SO ne saurait être tenu responsable en cas d'indisponibilité ou de défaut d'un service tiers (NOTIM, Google, connectivités) ni en cas de force majeure.
Évolutions majeures
Toute évolution majeure (changement d'API, de schéma, de licence) requiert un devis et un ordre de service avant exécution.
Réversibilité
À tout moment, le Client peut demander la réversibilité : export des données (AppSheet/Sheets/Drive), arrêt de la passerelle, transfert de propriété des scripts, retrait des accès d'AGI-SO. Toute opération de réversibilité hors périmètre inclus fera l'objet d'un devis.
Annexes et contacts
RACI d'exploitation
Contacts
Jours ouvrés, 9h–18h, Europe/Paris
Page d'accueil support :
Procédure incident (extrait)
  1. Isoler le lot défaillant et suspendre le trigger si nécessaire
  1. Qualifier l'erreur et collecter les captures
  1. Corriger la règle / adapter la passerelle / reprocess
  1. Documenter dans la synthèse mensuelle