Ce livrable restitue l'accompagnement réalisé suite au diagnostic IA & Automatisation. L'objectif initial était d'outiller la marbrerie pour réduire les frictions documentaires et opérationnelles, centraliser et sécuriser l'information, automatiser la capture et le classement des documents, structurer les échanges terrain/bureau, et fournir une base durable pour l'amélioration continue.
Le périmètre a été formalisé en lots cohérents : Google Workspace et gouvernance documentaire, Drive partagé et automatisations (Apps Script + OCR + labels), application AppSheet (Bureau & Terrain), documentation et site de support, ainsi que des modules de formation programmés.
Configuration des comptes, Drive partagé, règles d'accès et politique de sécurité
Apps Script + OCR + labels pour le classement automatique des documents
Bureau & Terrain pour la gestion opérationnelle et la collecte d'informations
Guides, FAQ, playbook et page d'accueil centralisée
Programmés via un autre dispositif
Configuration des comptes et mise en place de la gouvernance
Synchronisation avec la base clients dans NOTIM
Applications Bureau et Terrain opérationnelles
Configuration Drive/scanner et automatisation du classement
Documentation accessible et assistance centralisée
L'ensemble des lots prévus a été livré , à l'exception des modules de formation qui sont programmés via un autre dispositif.
L'accompagnement est clôturé au 04/11, avec une période d'observation et de stabilisation de trois mois pour sécuriser l'exploitation.
- Configuration Google Workspace (cinq comptes, deux administrateurs et trois utilisateurs)
- Mise en place d'un Drive partagé réservé à l'interne
- Chaîne d'automatisation de classement avec OCR et labels
- Mise en production de deux applications AppSheet (Bureau et Terrain)
- Remise à plat de conventions (nomenclature et commentaires)
- Guides opérationnels et site de support dédié
L'architecture cible mise en service relie le système métier historique, une passerelle d'intégration et les composants Google afin d'assurer un flux continu entre la gestion des devis/clients, la collecte d'informations terrain, la production documentaire et l'archivage.
Système métier historique
Script JavaScript orchestrant l'extraction des données
Applications alimentées par la passerelle
Référentiel documentaire centralisé
Normalisation et étiquetage automatique
Synchronisé via Google Drive Desktop, permettant l'intégration directe des documents depuis le poste de travail principal.
Envoi direct vers My Drive de Pierre, automatisant la numérisation et l'intégration des documents papier.
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L'archivage est automatisé dans le Drive partagé. L'étape d'OCR + labellisation (Apps Script + IA) normalise, extrait et étiquette les documents afin de permettre un repérage rapide, des recherches efficaces et des audits plus simples.
Cinq comptes actifs, structurés avec deux administrateurs et trois utilisateurs.
Référentiel documentaire avec politique d'accès alignée sur les besoins opérationnels et le principe "besoin d'en connaître".
Après transfert, AGI-SO conservera un accès administrateur technique exclusif à des fins d'intervention distante et uniquement sur sollicitation de la direction.
Nomenclatures explicites, labels homogènes, limitation stricte du partage externe. La double authentification (2SV) est fortement conseillée pour tous les comptes.
Des fichiers depuis PC Pierre et scanner vers My Drive
Orientation, qualité, extractions pertinentes
Application de labels cohérents selon la taxonomie
Respect de la convention de nommage établie
Dans l'arborescence d'Archives selon la structure définie
L'arbre de destination suit la logique Archives / Année / Client / Commune / IdProjet / Documents.
Il existe une distinction importante : pour chaque document joint dans les commentaires AppSheet, un dossier AppSheet/Marbrerie Couture est alimenté automatiquement.
Cette arborescence n'est pas liée à l'archivage global : AppSheet crée dans le Drive partagé de la marbrerie une structure Client / IdProjet / Docs ou Image, dédiée aux pièces rattachées aux commentaires.
Archives/
2025/
Client_A/
Ville_X/
12345_IdProjet/
Documents/
AppSheet/
Marbrerie Couture/
Client/
IdProjet/
Docs/
Image/
Cette taxonomie permet un repérage rapide, des recherches efficaces et des audits simplifiés de l'ensemble du référentiel documentaire.
Deux applications AppSheet sont en service.
Marbrerie Couture Bureau est réservée aux administrateurs et concentre les vues sensibles de pilotage (Commercial, Archives, Atelier, Pose, Alertes, Paramètres).
Marbrerie Couture Terrain est accessible à l'ensemble de l'équipe. Les vues clés sont Carte / Atelier / Pose / Paramètres, avec un filtrage par Global / Atelier / Pose pour rester au plus près des besoins opérationnels.
Vue d'ensemble de tous les projets
Projets spécifiques au secteur funéraire
Plans de travail et aménagements cuisine
Éléments décoratifs et ornementaux
Filtrage par catégories fiscales
Cheminées et habillages
Vues opérationnelles par équipe
La gestion des accès est couplée entre AppSheet et Google Workspace. Les permissions sont définies selon les rôles et les besoins opérationnels de chaque utilisateur.
À terme, après transfert et formation, ces accès seront administrés directement par le client. Pierre deviendra le propriétaire applicatif, tandis que les autres utilisateurs conserveront un rôle d'utilisateur.
Toute la documentation est accessible en ligne via la page d'accueil support :
On y retrouve les guides d'utilisation, la FAQ, le playbook, la convention de nommage et la convention de commentaires.
Aucun journal technique n'est exposé publiquement depuis cette page.
Les demandes d'assistance se font par email : support@agi-so.fr
Illustrant le problème rencontré pour faciliter le diagnostic
Identifiant de chantier, type de document, horodatage si possible
Première réponse sous 24h ouvrées à réception d'un ticket complet
Des documents intégrés dans le système
Objectif initial de traitement
À horizon stabilisation complète
Au sein des populations ciblées
Des documents papier pertinents vers Drive
Ces valeurs servent d'objectifs de pilotage ; elles seront confirmées et consolidées durant la période d'observation.
La supervision est opérée par AGI-SO ; en cas d'incident, une journalisation mensuelle synthétisant opérations réussies et erreurs détectées est transmise au client.
NOTIM, AppSheet, services Google : disponibilité et évolutions hors contrôle direct
Scripts/API soumis aux limites Google, mais non contraignants pour la volumétrie actuelle
Qualité variable des documents numérisés impactant l'OCR
Respect des conventions, saisies exactes, gestion rigoureuse des accès
Optimisation de certains filtres côté AppSheet pour améliorer l'expérience utilisateur
Réduction des ambiguïtés dans la taxonomie de labels pour une meilleure cohérence
Ajout éventuel d'un tableau de bord de volumétrie documentaire pour le pilotage
Centraliser la documentation des dossiers archivés, rapatrier les dossiers clients facturés du dossier AppSheet dans Archives
Le domaine Google Workspace, les applications AppSheet et l'intégralité des données appartiennent à Marbrerie Couture.
Les scripts, configurations et paramétrages développés par AGI-SO sont concédés au client pour un usage interne, non exclusif, hors composants tiers.
Sur demande écrite, le client peut solliciter la mise à disposition du script et en assumer l'hébergement et la maintenance.
Logiciel tiers ; son fonctionnement, ses évolutions ou sa disponibilité ne relèvent pas de la responsabilité d'AGI-SO.
Service Google ; les licences, performances et évolutions sont régies par Google.
Brique intermédiaire hébergée et maintenue par AGI-SO, sauf changement convenu.
Si NOTIM évolue, devient indisponible, cesse d'exister ou n'est plus adapté, un travail de ré-intégration ou de remplacement sera nécessaire. AGI-SO s'engage à faire son meilleur effort, selon disponibilités et compétences, pour proposer une solution curative ou palliative. Le client peut mandater AGI-SO ou tout prestataire tiers ; AGI-SO coopérera de bonne foi.
Une supervision est en place pour prévenir et détecter les erreurs sur la passerelle NOTIM ↔ AppSheet et les scripts associés.
AGI-SO s'engage à communiquer proactivement avec le client pour minimiser les arrêts de production.
Il est raisonnable d'anticiper 4 à 6 heures par trimestre de maintenance minimale côté client (supervision AppSheet, administration Workspace, sécurité, conformité RGPD, gestion des comptes/facturation, nettoyage de bases).
Les prestations d'AGI-SO sont des engagements de moyens. Aucune garantie d'uptime ou de résolution dans un délai donné n'est contractée sans accord spécifique.
Une première réponse sous 24h ouvrées à réception d'un ticket comportant les informations nécessaires (contexte, captures, identifiants utiles).
Jours ouvrés de 9h à 18h (Europe/Paris) pour les interventions et le support technique.
Le Client est Responsable de traitement. AGI-SO intervient comme Sous-traitant pour les scripts et la supervision.
Les traitements s'appuient sur Google Workspace, AppSheet et Drive.
Le registre de traitement, le DPA Google et les paramètres de rétention relèvent du Client.
L'activation de la double authentification (2SV) est conseillée pour tous les comptes.
La journalisation technique est conservée par AGI-SO. Par défaut, ces logs ne sont pas exposés au Client ; une synthèse mensuelle est fournie indiquant opérations réussies et erreurs détectées.
Une exposition directe des logs au Client peut être mise en place sur demande et devis.
Sur demande, un accord de sous-traitance spécifique AGI-SO peut être formalisé.
La responsabilité d'AGI-SO, tous faits générateurs confondus, est limitée au montant HT des honoraires perçus au titre de la phase d'accompagnement considérée. Sont exclus tous dommages indirects (perte de chance, perte d'exploitation, préjudice commercial, etc.).
AGI-SO ne saurait être tenu responsable en cas d'indisponibilité ou de défaut d'un service tiers (NOTIM, Google, connectivités) ni en cas de force majeure.
Toute évolution majeure (changement d'API, de schéma, de licence) requiert un devis et un ordre de service avant exécution.
À tout moment, le Client peut demander la réversibilité : export des données (AppSheet/Sheets/Drive), arrêt de la passerelle, transfert de propriété des scripts, retrait des accès d'AGI-SO. Toute opération de réversibilité hors périmètre inclus fera l'objet d'un devis.
Support : support@agi-so.fr
Jours ouvrés, 9h–18h, Europe/Paris
Page d'accueil support :
- Isoler le lot défaillant et suspendre le trigger si nécessaire
- Qualifier l'erreur et collecter les captures
- Corriger la règle / adapter la passerelle / reprocess
- Documenter dans la synthèse mensuelle