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Guide d'utilisation — pour dépôt et classement automatiques
Public : Direction de TPE & Assistante (Marbrerie couture)
1) À quoi ça sert ?
Dès qu'un PDF scanné (ou une image) est déposé dans le dossier de Réception, le système :
Lit le document
OCR + IA Gemini
Renomme le fichier proprement
NomClient-Commune-Année-IdProjet.pdf
Range l'original
Archives/Année/Client/Commune/IdProjet/Documents
Ajoute des étiquettes
Année, Commune, Client, IdProjet, Type de document pour faciliter la recherche
2) Où déposer les fichiers ?
Depuis le scanner
Configurer la destination vers le dossier de réception (réseau ou e‑mail → Drive, selon votre scanner). Scanner vers le drive déjà configuré.
À la main
Glisser‑déposer vos PDF dans le dossier INCOME sur Google Drive si besoin.

IMPERATIF : Numériser un lot par projet Client
Gemini va analyser les pages du pdf mais pas les découper, on conserve le fichier envoyé et on le renomme.
Si plusieurs clients dans le même lot, le choix sera fait sur le premier client détecté !
Astuce : Un document = un fichier. SI possible évitez de mélanger plusieurs devis ou factures dans le même PDF.
3) Bonnes pratiques de scan (pour des résultats fiables)
Format
PDF
Qualité
300 dpi, niveaux de gris (ou NB) suffisent
Recto/Verso
Activer si nécessaire, éviter les pages blanches
Taille
< 20 Mo par fichier si possible
Lisibilité
Éviter les photos floues, penchées, sombres
4) Ce que le système fait automatiquement
Lecture du contenu
Texte + éléments visuels
Renommage
En suivant le modèle : NomClient-Commune-Année-IdProjet.pdf. S'il manque l'IdProjet, le nom du projet peut servir à la place.
Classement
Dans l'arborescence d'archives : Archives/Année/Client/Commune/IdProjet/Documents
Étiquetage Drive
Année, Commune, Client, IdProjet, Type de Document (Devis, Facture, etc.)
5) Comment retrouver un document
Trois options simples :
Par dossiers
Drive Partagé → Archives → choisir Année → Client → Commune → IdProjet → Documents
Par recherche Drive
Taper un mot du nouveau nom de fichier (client/commune/année/IdProjet)
Par étiquettes
Dans la vue détaillée Drive, filtrer sur Type de Document, Année, etc.
Exemple : tapez "Devis Roquefort 2024 Hubert" dans la barre de recherche Drive.
6) Que faire si quelque chose semble anormal ?
En cas de récurrence, signalez 2‑3 exemples (fichage + lien) à votre contact support.
8) FAQ
Est‑ce que le PDF est modifié ?
Non. Il est renommé et déplacé, mais reste un PDF.
Peut‑on déposer des images (JPEG/PNG) ?
Oui. C'est accepté, mais un PDF donne en général de meilleurs résultats.
Et les documents Google (Docs/Sheets/Slides) ?
Ils ne sont pas traités automatiquement ici. Exportez en PDF d'abord si vous souhaitez les classer via ce flux.
Combien de temps ça prend ?
Quelques minutes selon la taille et le nombre de fichiers. Les dépôts sont traités par lots chaque jour (et à la demande si besoin).
Puis‑je corriger le nom d'un fichier après coup ?
Oui. Le classement restera correct si vous ne changez pas son emplacement dans l'arborescence « Archives ».
9) À qui s'adresser ?
Pour tout point bloquant (fichiers en ERRORS, noms incomplets, classement inattendu), contactez votre référent ou l'équipe support : support@agi-so.fr.
Joindre le lien Drive du fichier et, si possible, un exemple scanné plus lisible.
En résumé
1
Déposez vos PDF dans le dossier de RECEPTION DRIVE.
2
Le système renomme, classe et étiquette tout seul.
3
Retrouvez vos documents par dossiers, recherche ou étiquettes.
4
Si besoin, re‑scannez proprement et signalez les cas récurrents.