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Guide d'utilisation — pour dépôt et classement automatiques

Public : Direction de TPE & Assistante (Marbrerie couture)

1) À quoi ça sert ?

Dès qu'un PDF scanné (ou une image) est déposé dans le dossier de Réception, le système :

Lit le document

OCR + IA Gemini

Renomme le fichier proprement

NomClient-Commune-Année-IdProjet.pdf

Range l'original

Archives/Année/Client/Commune/IdProjet/Documents

Ajoute des étiquettes

Année, Commune, Client, IdProjet, Type de document pour faciliter la recherche

2) Où déposer les fichiers ?
Depuis le scanner

Configurer la destination vers le dossier de réception (réseau ou e‑mail → Drive, selon votre scanner). Scanner vers le drive déjà configuré.

À la main

Glisser‑déposer vos PDF dans le dossier INCOME sur Google Drive si besoin.

Astuce : Un document = un fichier. SI possible évitez de mélanger plusieurs devis ou factures dans le même PDF.

3) Bonnes pratiques de scan (pour des résultats fiables)
Format

PDF

Qualité

300 dpi, niveaux de gris (ou NB) suffisent

Recto/Verso

Activer si nécessaire, éviter les pages blanches

Taille

< 20 Mo par fichier si possible

Lisibilité

Éviter les photos floues, penchées, sombres

4) Ce que le système fait automatiquement
Lecture du contenu

Texte + éléments visuels

Renommage

En suivant le modèle : NomClient-Commune-Année-IdProjet.pdf. S'il manque l'IdProjet, le nom du projet peut servir à la place.

Classement

Dans l'arborescence d'archives : Archives/Année/Client/Commune/IdProjet/Documents

Étiquetage Drive

Année, Commune, Client, IdProjet, Type de Document (Devis, Facture, etc.)

5) Comment retrouver un document

Trois options simples :

Par dossiers

Drive Partagé → Archives → choisir Année → Client → Commune → IdProjet → Documents

Par recherche Drive

Taper un mot du nouveau nom de fichier (client/commune/année/IdProjet)

Par étiquettes

Dans la vue détaillée Drive, filtrer sur Type de Document, Année, etc.

Exemple : tapez "Devis Roquefort 2024 Hubert" dans la barre de recherche Drive.


6) Que faire si quelque chose semble anormal ?

En cas de récurrence, signalez 2‑3 exemples (fichage + lien) à votre contact support.

8) FAQ
Est‑ce que le PDF est modifié ?

Non. Il est renommé et déplacé, mais reste un PDF.

Peut‑on déposer des images (JPEG/PNG) ?

Oui. C'est accepté, mais un PDF donne en général de meilleurs résultats.

Et les documents Google (Docs/Sheets/Slides) ?

Ils ne sont pas traités automatiquement ici. Exportez en PDF d'abord si vous souhaitez les classer via ce flux.

Combien de temps ça prend ?

Quelques minutes selon la taille et le nombre de fichiers. Les dépôts sont traités par lots chaque jour (et à la demande si besoin).

Puis‑je corriger le nom d'un fichier après coup ?

Oui. Le classement restera correct si vous ne changez pas son emplacement dans l'arborescence « Archives ».

9) À qui s'adresser ?

Pour tout point bloquant (fichiers en ERRORS, noms incomplets, classement inattendu), contactez votre référent ou l'équipe support : support@agi-so.fr.

Joindre le lien Drive du fichier et, si possible, un exemple scanné plus lisible.

En résumé
1

Déposez vos PDF dans le dossier de RECEPTION DRIVE.

2

Le système renomme, classe et étiquette tout seul.

3

Retrouvez vos documents par dossiers, recherche ou étiquettes.

4

Si besoin, re‑scannez proprement et signalez les cas récurrents.